Zasady korzystania
Proste zasady. Wspólna odpowiedzialność.
1. Operator i cel systemu
Operatorem systemu jest BackOffice Outsourcing Sp. z o.o., Aleja Stanów Zjednoczonych 72/12, 04-036 Warszawa, NIP 1132867570. Celem systemu jest składanie wniosków o różne rodzaje urlopu oraz rejestracja nieobecności z powodu zwolnienia lekarskiego na rzecz firm i ich uprawnionych pracowników.
2. Dostęp i wymagania techniczne
Do wyświetlenia strony potrzebujesz połączenia z internetem i aktualnej przeglądarki obsługującej HTML, CSS i JavaScript. Korzystanie z obszaru firmy wymaga indywidualnego konta i uprawnień przyznanych przez osobę zarządzającą.
Dostęp do danych firmy jest przyznawany wyłącznie uprawnionym osobom w ramach współpracy z pracodawcą. Kont nie należy udostępniać innym osobom. Pracownik ma dostęp do własnych spraw, a osoba zarządzająca do pracowników i wniosków objętych jej uprawnieniami. Dane firm są rozdzielone; uprawnienia w jednej firmie nie upoważniają do dostępu do innej.
3. Wnioski urlopowe
Obsługa wniosku obejmuje wskazanie właściwego rodzaju urlopu i terminu oraz przekazanie wniosku do uprawnionej osoby. Dostępne rodzaje urlopu, wymagane dane i dokumenty powinny wynikać z przepisów i zasad obowiązujących u konkretnego pracodawcy.
Wysłanie wniosku nie jest automatycznie równoznaczne z udzieleniem urlopu. Wymóg uzyskania decyzji, sposób zawiadamiania oraz wyjątki ustawowe zależą od danego rodzaju nieobecności. O przekazaniu wniosku świadczy potwierdzenie jego przyjęcia.
4. Zwolnienia lekarskie
Zwolnienie lekarskie stanowi rejestracja nieobecności z powodu niezdolności do pracy. Nie stanowi urlopu wypoczynkowego, nie powinno pomniejszać jego puli i nie podlega zatwierdzaniu jak zwykły wniosek urlopowy.
Zgłoszenie w systemie nie zastępuje wystawienia zwolnienia przez uprawnionego lekarza ani obsługi e-ZLA w systemach ZUS. Nie deklarujemy automatycznej integracji z ZUS. Pracownik powinien przestrzegać obowiązujących zasad informowania pracodawcy o nieobecności. Nie należy wpisywać diagnozy, objawów ani przebiegu leczenia.
5. Prawidłowe korzystanie
Użytkownik powinien podawać prawdziwe, aktualne i niezbędne informacje, chronić dostęp do konta oraz korzystać wyłącznie z danych i funkcji objętych jego uprawnieniami. Zabronione są próby uzyskania dostępu do cudzych danych, zakłócanie działania usługi oraz zamieszczanie bezprawnych treści.
W pilnych sprawach nieobecności stosuj kanały i procedury wskazane przez pracodawcę.
6. Pomoc, zgłoszenia i reklamacje
W sprawach zatrudnienia, rodzaju nieobecności i terminu urlopu skontaktuj się z osobą wskazaną przez pracodawcę. Uwagi dotyczące działania strony lub reklamacje techniczne możesz przekazać do BackOffice przez formularz kontaktowy lub pisemnie na adres spółki. Podaj sposób kontaktu, opis problemu, przybliżony czas i używaną przeglądarkę. Nie przesyłaj hasła ani dokumentacji medycznej.
Zgłoszenia są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem terminów wymaganych właściwymi przepisami. Regulamin nie wyłącza praw wynikających z bezwzględnie obowiązującego prawa ani zasad odpowiedzialności określonych w umowie z obsługiwaną firmą.
7. Dane i aktualizacje
Zasady przetwarzania danych opisują informacja RODO, polityka prywatności i informacja o plikach cookies. Niniejsze zasady nie zmieniają prawa pracy, umowy o pracę ani obowiązujących regulaminów pracodawcy. Przy istotnych zmianach uruchomionej usługi należy udostępnić aktualną treść i właściwą informację użytkownikom.
8. Abonamenty i płatności
Stroną umowy abonamentowej i płatnikiem jest firma reprezentowana przez uprawnioną osobę. Rozliczenia są dostępne po zalogowaniu administratora firmy. Pracownik nie opłaca abonamentu firmy z poziomu swojego konta. Płatności abonamentowe obsługuje Stripe; konkretne metody dostępne dla danej płatności są prezentowane w jej podsumowaniu.
Zakres planu, cena i podatki, waluta, okres rozliczeniowy oraz zasady odnowienia i wypowiedzenia wynikają z oferty lub umowy przedstawionej firmie przed zamówieniem. Cykliczne pobieranie opłat wymaga wyraźnej akceptacji warunków abonamentu i autoryzacji płatności przez uprawnioną osobę. Samo założenie konta, logowanie lub wyświetlenie logo Stripe nie oznacza złożenia płatnego zamówienia.
Zmiany planu, rezygnacja i zwroty są obsługiwane zgodnie z warunkami danej umowy i przepisami. Pytania i reklamacje dotyczące rozliczeń administrator firmy przekazuje do BackOffice przez formularz kontaktowy. Nie należy podawać w nim pełnych danych karty ani kodu zabezpieczającego.